Aplikasi Manajemen Proyek Untuk Kerja Virtual Assistant Menjadi Lebih Efisien

Artikel ditulis oleh Linna Permatasari

Editor: Indriyas W

Virtual Assistant kini menjadi pekerjaan yang banyak diminati. Hal ini karena pekerjaannya yang fleksibel, bisa dilakukan dari jarak jauh (remote), serta potensi gaji dalam dolar yang menjadi daya tarik tersendiri.

Menurut Google Trend, pembicaraan mengenai virtual assistant di internet meningkat selama empat tahun terakhir. Di media sosial pun, iklan pelatihan untuk menjadi virtual assistant semakin sering muncul beberapa tahun terakhir ini.

Meski baru populer belakangan, pekerjaan virtual assistant sebenarnya sudah ada sejak lama. Pada 1960-an, IBM memperkenalkan Shoebox, sebuah mesin pengenal suara yang hanya bisa mengenali 16 kata serta angka 0 hingga 9. Kemudian pada 2010, Apple memperkenalkan Siri, diikuti oleh Google Now dan Cortana dari perusahaan teknologi lain.

Seiring berjalannya waktu, virtual assistant kini berkembang menjadi profesi yang melibatkan berbagai tugas administrasi, seperti mengatur jadwal, mengelola email, dan menyusun laporan keuangan. Keterampilan khusus juga menjadi nilai tambah, misalnya keterampilan mengelola media sosial, menulis, pemasaran, atau keuangan.

Bagi pelaku bisnis, kehadiran virtual assistant sangat membantu karena memungkinkan mereka untuk mendelegasikan beberapa pekerjaan. Biaya yang diperlukan pun lebih rendah dibandingkan dengan mempekerjakan karyawan tetap, sehingga membantu meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional.

Pekerjaan virtual assistant memungkinkan seseorang untuk bekerja dengan perusahaan atau individu di kota, negara, bahkan benua lain. Oleh karena itu, peran ini sangat erat kaitannya dengan teknologi.

Teknologi menjadi ‘senjata’ utama bagi virtual assistant. Dengan teknologi, virtual assistant dapat bekerja lebih efektif dan efisien, menggunakan berbagai alat yang mendukung kolaborasi online. Berikut adalah beberapa teknologi populer yang digunakan dalam manajemen proyek oleh virtual assistant.

Asana

Asana sudah menjadi alat yang akrab bagi virtual assistant. Aplikasi Asana memfasilitasi kolaborasi online dan memastikan kerja tim terpantau dengan baik, sehingga kolaborasi jarak jauh lebih efisien. Interface Asana mudah dipelajari, dan pengguna baru dapat dengan cepat menguasai fitur-fiturnya.

Berbagai fitur Asana untuk virtual assistant meliputi:

• Pembuatan tugas: Memungkinkan pengguna membuat dan mengelola tugas dengan mudah, mengatur prioritas, serta menambahkan pengingat untuk kegiatan rutin, seperti rapat.
• Pelacakan progres: Memantau progres pekerjaan secara berkala dengan timeline yang bisa diakses dan diperbarui oleh semua anggota tim secara realtime.
• Kolaborasi tim: Memfasilitasi kolaborasi jarak jauh melalui fitur chat, komentar, pengiriman file, dan pembaruan tugas, sehingga mempermudah komunikasi lintas negara.

Trello

Trello adalah alat manajemen proyek yang populer dengan tampilan antar muka yang ramah pemula. Trello menggunakan papan (board) untuk setiap proyek dan kartu (cards) untuk tugas-tugas detail. Setiap card bisa diisi dengan deskripsi, penanggung jawab, tenggat waktu, dan lampiran lain yang dibutuhkan. Trello juga dapat terintegrasi dengan berbagai alat lain, seperti Slack, Jira, dan Google Drive, untuk meningkatkan efisiensinya.

Slack

Komunikasi adalah kunci dalam pekerjaan remote, dan Slack adalah salah satu alat yang memfasilitasi komunikasi antar tim. Slack memungkinkan pembuatan grup khusus (channel) untuk proyek tertentu. Melalui channel ini, anggota tim bisa bertukar pesan, melakukan panggilan, dan mengirim file. Slack juga memiliki fitur pencarian yang memudahkan pengguna mencari file atau percakapan tertentu dalam channel.

Google Workspace

Google Workspace adalah layanan dari Google yang menyediakan aplikasi seperti Google Docs, Drive, Sheets, Calendar, dan Forms. Untuk mengaksesnya, cukup dengan akun Gmail, dan semua pekerjaan tersimpan di Cloud. Setiap anggota tim dapat mengedit, menambahkan, atau berkomentar pada dokumen, sehingga kolaborasi menjadi lebih efektif dan efisien.

Virtual assistant diharapkan mampu menggunakan berbagai aplikasi ini. Klien mungkin memiliki preferensi tertentu, sehingga seorang virtual assistant perlu adaptif dalam menggunakan alat kolaborasi yang paling sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.

Keuntungan Penggunaan Teknologi untuk Virtual Assistant

• Efisiensi waktu: Teknologi memudahkan virtual assistant menghemat waktu dengan komunikasi dan feedback secara realtime.
• Kolaborasi tanpa batas lokasi: Teknologi memungkinkan kolaborasi dengan klien di berbagai lokasi.
• Pengurangan risiko kesalahan: Deskripsi tugas yang terstruktur dan kontrol otomatis membantu mengurangi risiko kesalahan.

Kesimpulan

Virtual assistant dan pelaku bisnis dapat memilih alat manajemen proyek yang sesuai untuk mencapai efisiensi kerja. Asana adalah salah satu aplikasi yang layak dicoba, dengan fitur-fitur lengkap yang mendukung pengelolaan proyek atau bisnis dari awal hingga akhir. Jika ingin mempelajari lebih lanjut tentang penggunaan Asana, tersedia kelas online khusus tentang Asana Project Management yang bisa diikuti.